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Vous souhaitez améliorer la vie de votre entreprise (et la vôtre) en commençant notamment par l’amélioration de votre gestion des mails. J’ai mis toute mon expérience d’assistante de direction, de secrétaire salariée et de secrétaire indépendante dans cet atelier Gestion de mails (et dans d’autres ateliers que je vous présenterai plus en détail bientôt).

Pourquoi est-ce que j’ai créé cet atelier Gestion de mails ?

Comme pour tout le reste de mon activité, mon but est d’aider et d’accompagner les entrepreneurs dans leur quotidien professionnel. J’aime me sentir utile, j’aime être un rouage dans l’engrenage de la réussite de mes clients.

Il y a 2 ans environ, je me suis retrouvée avec quasiment 2600 mails lus, dans une boite de réception vieille de 2 ans (donc autant dire toute récente). Cela m’a fait l’effet d’un électrochoc ! Comment était-ce possible de garder autant de courriers électroniques en si peu de temps ? Est-ce qu’ils m’étaient tous utiles ? Non certainement pas !

afficher le nombre de mails total sur outlook

Faites le test !

Faites le test : regardez combien de mails vous avez dans votre boite de réception. Sur Outlook, cliquez droit sur le compte mail > propriétés > afficher le nombre total d’éléments. Sur Gmail, vous trouverez ce chiffre en haut à droite de votre boite de réception. Alors ? Surpris ?

Moi je l’ai été. En conséquence, j’ai enclenché un grand tri. Quelques jours plus tard, tous mes mails à traiter se visualisaient sur une seule page, plus besoin de scroller ou de changer de page. Je n’ai pas tout jeté, loin de là, mais j’ai classé mes mails de manière très stricte et pas dans une cinquantaine de dossiers, comme on pourrait le penser.

En définitive, depuis que je pratique cette méthode, ma boite de réception est à zéro tous les soirs (ou presque).

est ce que vos mails vous contrôlent
est ce que vous controlez vos mails

Voici quelques exemples de gestion de mails que j’ai pu observer au cours de ma carrière :

Pour commencer, vous recevez tellement de mails que vous êtes obligé de bloquer des plages horaires d’une heure ou deux, dans votre journée pour les lire, et y répondre le cas échéant. Je suis désolée de vous l’apprendre mais clairement, vos mails vous contrôlent.

Vous pouvez passer 2 à 3 heures à seulement « gérer » vos mails. Et par « gérer », je sous-entends « lire » vos courriers électroniques, pas forcément y répondre !

En effet, il vous est devenu impossible de vous focaliser sur une tâche importante sans aller relever 2 ou 3 fois votre boite de réception en 1 heure ? Vous jetez un œil sur votre écran (d’ordinateur ou de portable) chaque fois qu’une notification apparait (que ce soit une sonnerie, une fenêtre qui apparait ou juste ce petit rond rouge perturbant en haut à gauche de votre application qui vous interpelle) ?

D’autre part, certains gardent tous les mails (pub comprises), difficile de s’y retrouver.

Certains d’entre vous créent une centaine de dossiers et sous-dossiers dans leur boite de réception et vont jusqu’à enregistrer les éléments envoyés dedans (donc on n’est plus dans la bonne boite), toujours difficile de s’y retrouver.

Cas extrême, vous effacez tous vos mails une fois lus sans aucune exception ! Boite mail à zéro mais impossible de retrouver quoi que ce soit.

Dans un autre ordre d’idées, il y a ceux qui archivent leurs mails dans la corbeille. Tant que la corbeille ne se vide pas, ce n’est pas très facile de retrouver un mail, mais pas impossible. En revanche, lorsque la corbeille est programmée pour se vider tous les 30 jours (coucou Gmail), là c’est impossible.

Il semblerait que cette liste ne soit pas exhaustive !

Si vous commencez à penser que votre travail consiste à répondre à des mails, et que ce n’est pas le cas à la base, vous avez perdu le contrôle de ceux-ci.

Pour toutes ces raisons, votre travail est menacé par vos mails.

Est-ce que vous gardez TOUS vos mails
Est-ce que vous jetez TOUS vos mails
Oubli de réponse

Comment reprendre le contrôle des mails ?

Il y a certaines habitudes à prendre pour être plus serein vis à vis de ses mails. Ce ne sont pas les mails qui contrôlent votre vie ! Les mails sont un outil qui doit vous permettre de gagner du temps et non d’en perdre !

Personnellement, j’adore envoyer des mails. Je peux prendre le temps de l’écrire, effacer, reformuler, ajouter un petit émoji signe que je suis contente de communiquer avec mon interlocuteur 😀. Ce n’est pas un SMS, ce n’est pas un courrier écrit, c’est un mail, message rédigé et rapide, quasiment instantané.

Pour autant, je n’attends jamais une réponse immédiate à un mail ! Cela reste un mail, donc rien d’urgent.

En définitive, le mail est un outil merveilleux, mais il faut apprendre à bien s’en servir et à bon escient.

Questions (plaçons-nous côté vie professionnelle) :

Si vous avez répondu OUI à au moins une de ces questions, l’atelier Gestion de mails est fait pour vous !

Cet atelier Gestion de mails va vous aider :

  • Non seulement à optimiser le nombre de boites mails,
  • Mais aussi à mieux suivre la gestion de vos mails,
  • Et surtout à acquérir de bonnes pratiques. (Et oui, il faut aussi du savoir-vivre, et du savoir-être lorsque l’on envoie un mail !)

C’est pour cela que j’ai choisi consciemment un format court (environ 2h) car je ne suis pas là pour vous faire perdre du temps, mais pour que vous en gagniez !

Pour que vous n’ayez plus peur d’ouvrir vos mails !

Et évidemment pour que vos mails soient vos alliés, vos outils, et non plus le marionnettiste qui vous dirige.

REPRENEZ LE CONTRÔLE DE VOS MAILS !

Cet atelier est pour qui ?

Il est destiné principalement aux TPE/PME, entrepreneurs indépendants, qui sont mes clients de prédilection.

Effectivement, j’aime accompagner les solo-preneurs dans leur aventure entrepreneuriale. Ils ont les idées, les envies, le dynamisme, et ont souvent juste besoin d’un petit coup de main, tel que je peux leur apporter.

C’est la même chose pour les TPE/PME, ces « petites » entreprises, pas si petites que ça mais à qui on demande autant parfois qu’une « grosse » société. Si je peux être d’une quelconque aide dans leur réussite, cela me convient !

Au contraire, vous démarrez juste votre activité ?

Si vous vous lancez dans l’entreprenariat, ce n’est pas le moment de vous laisser envahir par les mails ! Votre boite mail est toute récente, c’est le bon moment pour prendre de bonnes habitudes de travail.

En résumé, l’atelier Gestion de mails c’est de la pratique, et très peu de théorie. Il se déroule selon un format court (je suis là pour vous faire gagner du temps et non en perdre). Il s’agit d’une méthode (très) simple, et surtout d’un ensemble de bonnes pratiques à respecter dans le temps.

Je reste persuadée que les mails peuvent nous faire gagner beaucoup de temps !

Cliquez sur le bandeau en bas de cette page « contactez-moi » et je me ferai un plaisir de répondre à vos questions et interrogations.

gestion de mails
"Je tenais à vous remercier pour votre formation de gestion de mails, c'est effectivement un gain de temps énorme, je ne m'y attendais pas, mais vous aviez raison, tout est désormais plus clair et plus lisible. Nous avons appliqué ce système sur nos 3 structures et étant plusieurs à gérer les mails sur 2 d'entre elles , ça nous simplifie vraiment la vie et je nous trouve bien plus efficaces ! Merci pour votre patience ( je sais que je suis difficile à convaincre et encore plus à " éduquer " )... A très vite j'espère pour la formation "gestion du bureau "... Bien à vous, "
S.K.
Dirigeant

D’autres ateliers vous sont proposés afin de poursuivre l’amélioration de la vie de votre entreprise et de vos conditions de travail.

Parce qu’on ne peut pas être au top partout et que l’on ne sait pas tout sur tout, un petit coup de pouce est toujours appréciable !

Albin Schmidt et moi-même vous proposons  des ateliers sur les thèmes les plus récurrents en problématiques organisationnelles, à savoir : la gestion du temps, la gestion des équipes (côté management et/ou commercial) la gestion administrative, plus de détails sur la page dédiée.