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Comment classer pas à pas vos documents administratifs
Sophie Bosson
comment classer ces documents administratifs

Dans cet article, je vais vous livrer mes astuces d’organisation concernant vos documents administratifs. Il s’agit d’un article purement pratique qui s’adresse aux professionnels, mais aussi pour une fois aux particuliers sur la manière de trier vos documents administratifs.

Dès maintenant, je me tiens à votre disposition pour mettre tout cela en place.

Comment bien démarrer ?

Pour commencer, il faut que vous sachiez que je travaille énormément avec des classeurs.

En effet, le classeur a un côté pratique indiscutable : on peut adapter les intercalaires à nos besoins, enlever ou ajouter des feuilles / pochettes / intercalaires autant de fois que l’on veut, et on peut retrouver très rapidement ce que l’on cherche sans désorganiser le reste du classeur.

Comme vous pouvez le constater, même mon bloc-notes de sac à main est un mini-classeur (avec mini-intercalaires, mini-pochettes plastiques, etc.) … on ne se refait pas 😉classeur sbsecretariat

En outre, étant donné la dématérialisation de la plupart de nos documents, vous pouvez adopter ce classement de la même manière sur votre ordinateur (ou cloud ou disque dur externe). Il vous suffit de remplacer « classeur » par « dossier ».

Une fois mis au recyclage les documents qu’il n’est plus obligatoire de garder, vous pouvez commencer à trier ceux qu’il vous reste.

Voici un classement possible pour les documents administratifs personnels (non-professionnels) :

Un classeur Banque contenant :

  • RIB
  • Relevés de compte
  • Contrats
  • Prêts

Un classeur Impôts contenant :

  • Impôt sur le revenu
  • Taxe foncière
  • Taxe habitation

Bien entendu, vous pouvez mettre dans le même classeur BANQUE et IMPOTS, par souci de gain de place.

Un classeur Maison contenant :

  • Acte de propriété ou Bail / quittances + charges + factures d’entretien
  • Energie (électricité / gaz/ eau)
  • Téléphone
  • Factures et garanties à garder
  • Véhicule
  • Santé (carnet de santé, ordonnances à conserver, etc.)

Un classeur Famille :

  • Tout ce qui concerne la Famille (livret de famille, actes de naissance, copie carte d’identité ou passeport…)
  • Tout ce qui concerne la Scolarité (bulletins de note, etc…)
  • CAF
  • Sécurité sociale

Un classeur Assurances :

  • Assurance voiture
  • Assurance habitation
  • Assurances diverses
  • Mutuelle
  • Retraite complémentaire

Un classeur Emploi :

  • Contrats de travail
  • Bulletins de paie
  • Pôle emploi
    • Relevé de situation
    • Actualisations
  • Retraite

En ce qui me concerne, et étant donné le nombre de documents dématérialisés, j’ai 3 classeurs à titre personnel :

  • Maison/famille/assurances
  • Banque
  • Impôts

Pour ma petite entreprise, j’ai un classeur professionnel, dans lequel je range tous les documents la concernant (divisé avec des intercalaires bien entendu).

En supposant que je possède davantage d’espace de rangement, je fonctionnerais selon la liste que je vous ai faite ci-dessus.

Par la suite, chaque année, vous pouvez archiver l’année précédente, si vous savez que vous n’aurez pas besoin de ces papiers dans un avenir proche.

A ce propos, au moment où vous procèderez à l’archivage, n’hésitez pas à recycler les papiers que vous n’êtes plus obligé de garder.

Ceci est un rangement que vous pouvez adapter à vos documents administratifs personnels.

Pour les documents administratifs professionnels, cela va dépendre de chaque structure.

Je peux vous accompagner dans cette démarche car cela va dépendre du mobilier et des fournitures que vous avez déjà, ainsi que de vos préférences.

En conséquence, voici comment je fonctionne par structure :

Un classeur Banque contenant :

  • RIB
  • Relevés de compte
  • Contrats
  • Prêts

Un classeur Impôts contenant :

  • Impôt sur les bénéfices
  • Taxe foncière
  • Taxe d’enseigne
  • Droit de terrasses

Bref, tous les impôts et taxes qui concernent votre entreprise.

Un classeur Assurances :

  • Assurance voiture professionnelle
  • Assurance des locaux
  • Assurances Responsabilité civile professionnelle
  • Assurances diverses
  • Mutuelle du gérant
  • Retraite complémentaire

Un (ou plusieurs) classeur(s) Achats contenant toutes vos factures d’achat classées par mois (intercalaires mensuels)

Un (ou plusieurs) classeur(s) Ventes contenant toutes vos factures de vente classées par mois (attention les factures de ventes doivent être numérotées chronologiquement)

Un classeur pour le Social (les salariés) contenant un intercalaire par salarié (contrat de travail, bulletins de paie, arrêts de travail, médecine du travail, mutuelle).

Si vous travaillez avec des dossiers suspendus, je vous conseille d’utiliser un niveau de dossiers (ou un tiroir) par thème :

  • Ce qui concerne les murs, le gérant et l’entité de la société (documents juridiques, assurances, impôts, etc.)
  • Les documents concernant les salariés
  • Tout ce qui concerne la comptabilité

Afin de gagner du temps dans la recherche de documents, le mieux est de laisser en classeurs et accessibles tout ce qui concerne l’exercice social en cours, et une fois le bilan établi, archiver le tout en le rangeant par exercice.

J’en ai fini avec ce premier article 100% pratico-pratique.

En conclusion, prenez le temps de cette mise en place : suivant votre volume de documents, en une demi-journée cela peut être fait.

Par ailleurs, si vous souhaitez continuer l’aventure de l’organisation, vous pouvez également recevoir mes 10 astuces gratuites (à raison d’une par jour).

D’autre part, je peux venir vous aider à mettre tout cela en place, à plusieurs c’est toujours plus motivant.

PS : si vous souhaitez télécharger l’ensemble des documents, n’hésitez pas à me contacter directement, je vous les enverrai.