Pour avoir accès à mon Classeur Privé, inscrivez-vous à la Lettre de Sophie, et le code d’accès vous sera automatiquement envoyé.

Comment préparer ses vacances de fin d’année ? (et son retour)
Sophie Bosson
préparer ses vacances Noël 2020

Petite mise à jour de l’article 100% pratico-pratique de « Comment bien préparer ses vacances (et son retour !) » :

Cette année a été mouvementée, nous avons tous dû nous adapter à de nouvelles méthodes de travail, et cela a été épuisant pour tout le monde. Un petit break de fin d’année va faire du bien (même si on sera tous chez nous à 20h tous les soirs ! Ce sera l’occasion de bien se reposer 😉 ).

Lorsqu’on est responsable de son entreprise ou de son équipe, on ne peut pas partir en vacances du jour au lendemain, sans préparer son départ (même pour une semaine) et, par conséquence, son retour.

❓Avez-vous anticipé votre absence ?

❓Avez-vous prévenu votre équipe de ce qu’ils auront à gérer pendant vos congés ? (Si votre société reste ouverte pendant les vacances.)

❓Est-ce que vous allez pouvoir réellement déconnecter afin de revenir en pleine forme ?

Tout d’abord, dites-vous bien que vous n’êtes pas indispensable ! Oui, c’est incroyable, mais vous n’êtes pas indispensable et vous avez le droit de prendre des vacances !

Mais afin de vous autoriser ces moments de relâchement et de détente sereinement, vous devez les anticiper.

Si votre départ n’est pas préparé, vous vous exposez au risque que votre équipe ou vos clients vous appellent pendant vos vacances. Ce n’est franchement pas l’idéal pour une déconnexion et pour recharger ses « batteries ».

La déco de Noël est faite, il faut maintenant préparer son départ en congés!

NOEL 2020

Préparer ses vacances J – 1 semaine :

En premier, commencez à prévenir vos clients et fournisseurs de votre prochaine absence.

➡le rajouter en signature de mail, sur les réseaux sociaux ou sur votre site internet ⬅

Notifiez auprès de qui ils pourront se tourner si nécessaire (pas vous).

Les prévenir quelques jours avant votre départ pourra leur permettre de vous contacter AVANT vos vacances si besoin, et ainsi vous laissez profiter de vos congés en toute déconnexion.

Puis le jour J, enregistrer une réponse automatique d’absence pour vos mails et sur le répondeur téléphonique de la société si celle-ci sera fermée.

NOEL 2020 PREPARER SES VACANCES SB SECRETARIAT

Ensuite, faites un état des lieux des projets en cours.

✅ Qu’est-ce que vous devez absolument terminer avant de partir ? (clients à prévenir, commandes à effectuer, etc…)

✅ Qu’est ce qui va être commencé mais non terminé avant votre départ ? et donc à qui allez-vous le déléguer ?

✅ Qu’est ce qui peut attendre votre retour ?

Effectuez ce tri dès maintenant afin d’établir un calendrier.

Une fois que vous avez fait vos listes et décidé à qui vous alliez confier les affaires en cours, vous devez communiquer vos décisions.

✅Vous devez désigner une personne de confiance qui pourra vous suppléer pendant vos congés, à qui les clients ou les fournisseurs pourront s’adresser en cas de besoin.

Pour résumer, à ce stade :

✅Vous avez établi la liste des projets.

✅Vous avez commencé à prévenir vos clients et vos fournisseurs de votre absence.

Donc, voici ma partie préférée :

✅Commencez à ranger un peu votre bureau (donnez les dossiers à la personne qui les suivra pendant vos congés).

😊Oui je sais le rangement du bureau est une obsession chez moi, mais il est important de voir clair sur son bureau pour voir clair dans son travail

Imaginez votre retour de congés : vous voulez vraiment retrouver votre bureau submergé par les papiers ou, vous voulez un espace clair pour travailler dès votre retour ? (sauf si votre bureau est submergé de cadeaux 🎁, là c’est sympathique!)

✅Regardez également si vous n’avez pas de factures arrivant à échéance lors de vos vacances, sinon anticipez leurs règlements.

✅Essayez de mettre votre boite mail à zéro📫. C’est un sacré défi, mais un tel soulagement lorsque c’est fait.

Pour une meilleure gestion des mails -> je peux vous aider ! 😉

Imaginez votre boite mail à votre retour de vacances, il est préférable que ceux d’avant vos vacances ne s’y trouvent pas non ?

Préparer ses vacances J-1 :

Cette fois ne rien oublier.

✅Vous avez prévenu clients et fournisseurs de votre absence.

✅Les dossiers sont donnés aux personnes concernées.

✅Vous avez vidé votre boite mail (ou en tout cas vous avez traité TOUS les mails entrants).

✅vos factures arrivant à échéance pendant vos congés sont réglées afin que vos collaborateurs ne soient pas embêtés (c’est du vécu!😠).

✅Vous avez commencé à ranger votre bureau.

Jour J, c’est simple :

✅Vous terminez votre travail en cours,

✅Votre bureau commence à être ordonné afin de le retrouver agréable à votre retour,

✅Vous organisez une réunion avec toute votre équipe afin que tout le monde soit en phase avec vos instructions.

NOEL 2020 PREPARER SES VACANCES SB SECRETARIAT

Un petit pense-bête également :

Prévoyez une petite attention pour votre équipe avant les vacances, si vous n’êtes pas nombreux, un petit goûter de Noël (dans le respect des règles sanitaires !), et/ou un petit cadeau de Noël à chacun, ça fait toujours plaisir. Vos collaborateurs n’ont pas eu non plus une année facile, alors sentir un peu de reconnaissance en cette fin d’année leur permettra d’aborder la nouvelle avec motivation !

Bonnes vacances et très bonnes fêtes de fin d‘année !

NOEL 2020 PREPARER SES VACANCES SB SECRETARIAT