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L’organisation est la colonne vertébrale de l’entreprise
Sophie Bosson
organisation astuces

“La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires.” Peter Drucker 

La rentrée (scolaire, professionnelle) est faite. Du côté personnel, les marques sont prises, il est temps de regarder au niveau professionnel si une amélioration de votre organisation s’impose ! Effectivement s’il est tentant d’oublier la course après le temps durant les vacances, il en est bien autrement dans la vie professionnelle où l’on court après des délais de plus en plus serrés. 

Dans la vie de votre entreprise, chaque jour, chaque heure (voire chaque minute) est compté, comptabilisé (facturé !). Il faut donc réussir à gérer son temps de manière exemplaire si on ne veut pas accumuler du retard. 

Quelques lois  

La loi de Parkinson : Que l’on vous donne une heure ou une journée vous effectuerez le même travail dans le temps qui vous est imparti. 

Comment utiliser la loi de Parkinson en pratique dans votre activité ? 

Prenez les tâches les plus importantes que vous devez faire dans la journée et faites-les de préférence en premier et dans un temps imparti.

Par exemple : 

L’administratif et les tâches redondantes : ce qui peut-être fait sans processus de réflexion mais par automatisme à intérêt à être éliminé rapidement ou confié à une tierce personne. En tant que Chef d’Entreprise, vous devez rendre votre dossier de fin de mois à votre comptable avant le 14 du mois, ou faire votre déclaration de TVA avant le 19… Pourquoi préparer tout ça le 14 en urgence ? Une secrétaire indépendante peut venir une fois (ou 2) par mois trier vos papiers. Ainsi vous vous sentirez plus libre de vous consacrer à votre cœur de métier. 

Loi de Douglas:  Plus on dispose de place, moins on trie. 

C’est une variante de la loi de Parkinson. 

Avoir des armoires de rangement ou un grand bureau c’est très bien. Cependant, selon cette loi plus vous avez de place et plus vous entassez et/ou étalez vos affaires. Votre bureau n’est donc plus à même de vous recevoir afin que vous travailliez posément sur un dossier. 

Vous avez besoin d’un œil objectif et extérieur afin de ranger et/ou organiser votre bureau ? Faites appel à une secrétaire indépendante qui a l’habitude de se déplacer dans différentes entreprises et qui optimisera votre espace de travail. Ne perdez plus de temps à retrouver l’information utile. 

Loi de Carlson:  “Le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption” . 

Tout travail interrompu est moins efficace qu’un travail réalisé en continu. 

En tant que Chef d’Entreprise, vous êtes sans cesse sollicité par vos salariés (problème, confirmation d’instructions, etc.), vos clients (demandes de devis, etc.), vos fournisseurs (commandes, etc.). En conséquence, vous ne pouvez pas vous bloquer 2 ou 3 heures consécutives afin de faire votre administratif. Pensez Secrétaire Indépendante qui se déplacera dans vos locaux, qui ne sera pas dérangée. Elle pourra faire plus facilement 3 heures complètes d’archivage, tri, etc. 

En conclusion, je peux vous dire que l’organisation est la colonne vertébrale de l’entreprise.

Chaque entreprise doit avoir sa propre organisation en fonction de ses besoins. Et surtout essayez de ne pas (trop) ramener de travail à votre domicile. 

Grâce à mon expérience dans divers domaines, je peux vous apporter des solutions, n’hésitez pas à me contacter !