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Urgences
Sophie Bosson
urgent ne veut pas dire important

Sophie, tu peux écrire ce courrier s’il te plait c’est urgent ! Il le faut pour hier !

(ah le fameux « il le faut pour hier » !)

Sophie, je viens de t’envoyer un mail urgent !

(ah oui ? un mail ? urgent ? Hum)

Sophie, j’ai besoin de cette présentation pour la réunion de 14h, c’est urgent !

(Mais bien sûr !)

Sophie, la cliente arrive dans 30 minutes, il faut préparer son dossier avant qu’elle arrive, c’est urgentissime !

(là on a passé un cap dans l’urgence !)
Comment gérer une urgence

Oui j’ai déjà entendu toutes ces phrases et même plus ! Il n’y a pas une semaine où on ne me demande pas de gérer une urgence.

Pour moi, qui dit urgence dit stress.

Je n’aime pas être stressée.

Et vu que je n’aime pas être dans cet état d’esprit, je vais tout faire pour que ça n’arrive jamais.

Donc j’anticipe mon travail, je prévois davantage de temps, etc.

Ok, j’ai un avantage certain : je suis organisée. C’est ma seconde nature.

Mon cerveau pose en permanence la question « comment faire cette action le plus rapidement possible, et perdre le moins de temps possible ».

Cela fonctionne pour mon emploi du temps, pour mes méthodes de travail, de gestion des mails, d’organisation.

Il s’agit de la ligne directrice de mon activité.

Reprenons les urgences que j’ai citées en introduction :

Sophie, tu peux écrire ce courrier s’il te plait c’est urgent ! Il le faut pour hier !

Le seul moyen pour que ce courrier soit urgent, c’est qu’il réponde à une demande faite le jour même et que la réponse doive être donnée impérativement le même jour. Cela peut arriver, et il ne faut pas 2 heures pour écrire un courrier !

Si le courrier devait être fait depuis plusieurs jours, quels facteurs ont fait qu’il n’a pas été réalisé avant ? Il fallait l’intervention d’une tierce personne ? il vous manquait des informations à donner dans ce courrier ?

Sinon, honnêtement, ce courrier aurait pu être écrit avant de devenir urgent.

Sophie, j’ai besoin de cette présentation pour la réunion de 14h, c’est urgent !

Cette réunion s’est décidée ce matin même ? Oui ? alors ils se passeront d’une présentation. Compte tenu de l’urgence, pas besoin de faire des fantaisies.

La réunion est prévue depuis plus longtemps ? La présentation aurait alors dû être préparée avant, quitte à être améliorée et finalisée au dernier moment.

Sophie, je viens de t’envoyer un mail urgent !

Alors là, comme je le martèle dans mon atelier Gestion de mails, aucun mail n’est urgent !

Lorsque la maison brûle, on n’envoie pas un mail aux pompiers !

Au lieu d’envoyer un mail avec en objet URGENT, indiquez plutôt la date limite de réponse à ce mail, et ce pourquoi c’est urgent.

Décidément non, je ne vois pas en quoi un mail peut être urgent… encore moins lorsque la personne nous appelle tout de suite en disant « je t’ai envoyé un mail urgent », vu que tu appelles, autant me dire de quoi il s’agit.

(Les urgences mails ne fonctionnent pas avec moi, je ne relève mes mails que 2 à 3 fois par jour, donc si c’est urgent l’appel est préférable.)

qu'est-ce qu'une urgence

Sophie, la cliente arrive dans 30 minutes, il faut préparer son dossier avant qu’elle arrive, c’est urgentissime !

Donc la cliente vient d’appeler pour dire qu’elle arrivait dans 30 minutes comme ça sans rendez-vous ? Et il faut préparer son dossier ?

Cela peut arriver. Mais dans ce cas, la cliente comprendra qu’on ne soit pas systématiquement prêts à la recevoir, comme on aurait été prêt avec un temps raisonnable de préparation.

Sinon, c’est que vous ne m’avez pas informée de la venue de cette cliente, sans quoi son dossier aurait été prêt à temps.

Vous l’aurez compris quand je parle de moi, je parle de toutes les secrétaires et assistantes qui se reconnaitront dans ces phrases.

secrétaire de direction priorités urgences

Merci à Assistante Plus pour ce visuel plus que parfait pour illustrer notre quotidien d’assistante – secrétaire.

Pour la gestion des priorités je vous invite à lire l’article que j’avais écrit sur le sujet en février 2020 : https://sbsecretariat.fr/les-priorites/

Sinon, on en parle de l’ « urgentissime » ?

Quand la notion d’urgence est toute relative. Quand l’urgentissime prime sur l’urgent.

Bref quand c’est la cata !

Comment gérer les urgences

En moyenne je vais chez mes clients une à deux fois par semaine, et bien il m’arrive très souvent de devoir gérer une urgence. Ils ont parfaitement conscience que j’arriverai à gérer cette urgence, mais qu’en est-il du travail récurrent que je dois effectuer ? Je le mets de côté jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’urgence ?

Mais ce jour arrivera-t-il ?

Lorsque mes clients arrivent en période de bilan, il est fréquent que j’intervienne plus longtemps, car il y a bon nombre de factures et documents à rechercher. Je le sais, je le prévois. Pas de stress, pas d’urgence. Le travail est anticipé et prévu.

Certaines personnes adorent travailler dans l’urgence.

Je ne suis pas la dernière à attendre les derniers moments pour faire quelque chose, mais la nuance est que je sais exactement le temps qu’il va me falloir pour réaliser cette tâche, et que je connais la solution si, par malheur, je n’ai pas le temps de la réaliser dans les délais (solution de secours). Donc pas d’urgence en vue.

Certaines personnes surfent sur les urgences tout au long de leur journée. Ce ne sont pas eux qui décident du déroulé de leur journée, mais les urgences qu’ils auront à gérer les unes après les autres !

Auront-ils un sentiment d’accomplissement en fin de journée ? Non, je ne pense pas.

Comment s’épanouir dans un quotidien où on est stressé par les urgences en permanence ? C’est impossible.

Quelle satisfaction de terminer sa journée parce qu’on a fini son travail, et non parce qu’on a fini ses heures de travail !

En conclusion, je vous donnerai un conseil : ne parlez plus d’urgence, mais de date limite à respecter.

Laissez les urgences aux vrais urgentistes, ceux qui sauvent des vies tous les jours.

Comment gérer les urgences
qu'est-ce qu'une urgence
Comment gérer une urgence