Vous souhaitez améliorer la vie de votre entreprise (et la vôtre) en commençant notamment par l’amélioration de votre gestion des mails. J’ai mis toute mon expérience d’assistante de direction, de secrétaire salariée et de secrétaire indépendante dans cet atelier Gestion de mails.
Ceci est un exemple pour vous expliquer que chacun voit ses priorités où il le souhaite.
Comme pour tout le reste de mon activité, mon but est d’aider et d’accompagner les entrepreneurs dans leur quotidien professionnel. J’aime me sentir utile, j’aime être un rouage dans l’engrenage de la réussite de mes clients.
Il y a 2 ans environ, je me suis retrouvée avec quasiment 2600 mails lus, dans une boite de réception vieille de 2 ans (donc autant dire toute récente). Cela m’a fait l’effet d’un électrochoc ! Comment était-ce possible de garder autant de courriers électroniques en si peu de temps ? Est-ce qu’ils m’étaient tous utiles ? Non certainement pas !
Faites le test : regardez combien de mails vous avez dans votre boite de réception. Sur Outlook, cliquez droit sur le compte mail > propriétés > afficher le nombre total d’éléments. Sur Gmail, vous trouverez ce chiffre en haut à droite de votre boite de réception. Alors ? Surpris ?
Moi je l’ai été. En conséquence, j’ai enclenché un grand tri. Quelques jours plus tard, tous mes mails à traiter se visualisaient sur une seule page, plus besoin de scroller ou de changer de page. Je n’ai pas tout jeté, loin de là, mais j’ai classé mes mails de manière très stricte et pas dans une cinquantaine de dossiers, comme on pourrait le penser.
En définitive, depuis que je pratique cette méthode, ma boite de réception est à zéro tous les soirs (ou presque).
Pour commencer, vous recevez tellement de mails que vous êtes obligé de bloquer des plages horaires d’une heure ou deux, dans votre journée pour les lire, et y répondre le cas échéant. Je suis désolée de vous l’apprendre mais clairement, vos mails vous contrôlent.
Vous pouvez passer 2 à 3 heures à seulement « gérer » vos mails. Et par « gérer », je sous-entends « lire » vos courriers électroniques, pas forcément y répondre !
En effet, il vous est devenu impossible de vous focaliser sur une tâche importante sans aller relever 2 ou 3 fois votre boite de réception en 1 heure ? Vous jetez un œil sur votre écran (d’ordinateur ou de portable) chaque fois qu’une notification apparait (que ce soit une sonnerie, une fenêtre qui apparait ou juste ce petit rond rouge perturbant en haut à gauche de votre application qui vous interpelle) ?
D’autre part, certains gardent tous les mails (pub comprises), difficile de s’y retrouver.
Certains d’entre vous créent une centaine de dossiers et sous-dossiers dans leur boite de réception et vont jusqu’à enregistrer les éléments envoyés dedans (donc on n’est plus dans la bonne boite), toujours difficile de s’y retrouver.
Cas extrême, vous effacez tous vos mails une fois lus sans aucune exception ! Boite mail à zéro mais impossible de retrouver quoi que ce soit.
Dans un autre ordre d’idées, il y a ceux qui archivent leurs mails dans la corbeille. Tant que la corbeille ne se vide pas, ce n’est pas très facile de retrouver un mail, mais pas impossible. En revanche, lorsque la corbeille est programmée pour se vider tous les 30 jours (coucou Gmail), là c’est impossible.
Si vous commencez à penser que votre travail consiste à répondre à des mails, et que ce n’est pas le cas à la base, vous avez perdu le contrôle de ceux-ci.
Il y a certaines habitudes à prendre pour être plus serein vis à vis de ses mails. Ce ne sont pas les mails qui contrôlent votre vie ! Les mails sont un outil qui doit vous permettre de gagner du temps et non d’en perdre !
Personnellement, j’adore envoyer des mails. Je peux prendre le temps de l’écrire, effacer, reformuler, ajouter un petit émoji signe que je suis contente de communiquer avec mon interlocuteur
. Ce n’est pas un SMS, ce n’est pas un courrier écrit, c’est un mail, message rédigé et rapide, quasiment instantané.
Pour autant, je n’attends jamais une réponse immédiate à un mail ! Cela reste un mail, donc rien d’urgent.
En définitive, le mail est un outil merveilleux, mais il faut apprendre à bien s’en servir et à bon escient.
Si vous avez répondu OUI à au moins une de ces questions, l’atelier Gestion de mails est fait pour vous !
Cet atelier Gestion de mails va vous aider :
Cet atelier peut se pratiquer en présentiel sous un format court (environ 2h) car je ne suis pas là pour vous faire perdre du temps, mais pour que vous en gagniez !
Pour ceux qui ne se situent pas dans ma zone géographique, je l’ai également adapté en formation en ligne.
Pour que vous n’ayez plus peur d’ouvrir vos mails !
Et évidemment pour que vos mails soient vos alliés, vos outils, et non plus le marionnettiste qui vous dirige.
Il est destiné principalement aux TPE/PME, entrepreneurs indépendants, qui sont mes clients de prédilection.
Effectivement, j’aime accompagner les solo-preneurs dans leur aventure entrepreneuriale. Ils ont les idées, les envies, le dynamisme, et ont souvent juste besoin d’un petit coup de main, tel que je peux leur apporter.
C’est la même chose pour les TPE/PME, ces « petites » entreprises, pas si petites que ça mais à qui on demande autant parfois qu’une « grosse » société. Si je peux être d’une quelconque aide dans leur réussite, cela me convient !
Au contraire, vous démarrez juste votre activité ?
Si vous vous lancez dans l’entreprenariat, ce n’est pas le moment de vous laisser envahir par les mails ! Votre boite mail est toute récente, c’est le bon moment pour prendre de bonnes habitudes de travail.
Formation en ligne Gestion de Mails
En résumé, l’atelier Gestion de mails c’est de la pratique, et très peu de théorie. Il se déroule selon un format court (je suis là pour vous faire gagner du temps et non en perdre). Il s’agit d’une méthode (très) simple, et surtout d’un ensemble de bonnes pratiques à respecter dans le temps.
Je reste persuadée que les mails peuvent nous faire gagner beaucoup de temps !
Cliquez sur le bandeau en bas de cette page « envoyez-moi un mail » et je me ferai un plaisir de répondre à vos questions et interrogations.
