Pour avoir accès à mon Classeur Privé, inscrivez-vous à la Lettre de Sophie, et le code d’accès vous sera automatiquement envoyé.

comment accueillir un nouveau collaborateur

« Un livret d’accueil ? Un livret de procédures ? Encore des documents administratifs à mettre en place ! C’est une blague ???? On doit déjà avoir le registre du personnel, le registre de sécurité, le registre d’accessibilité, etc. on ne va pas en plus devoir rédiger un livret d’accueil et un livret de procédures, non c’est bon, on sait comment travailler ! »

Voici ce que je pourrais entendre (oui je peux lire dans vos pensées 🧙‍♀️ ). Alors tout d’abord je tiens à vous rassurer, c’est moi qui vous propose de rédiger, mettre en page, et mettre en place ces 2 livrets. Ensuite, oui, je ne doute aucunement que VOUS savez comment travailler, et vos nouveaux collaborateurs, eux, connaissent leur métier, mais connaissent-ils les us et coutumes de votre entreprise ? Et enfin, non, il n’y a aucune obligation légale à la mise en place de ces livrets.

Mais c’est un vrai plus ++ et je vais vous expliquer pourquoi.

Commençons par le livret d’accueil :

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?

Il s’agit d’un livret « papier » ou « dématérialisé » que l’on remet à chaque nouvel arrivant dans la société.

Ce livret contient tout ce que doit connaitre le nouveau collaborateur pour pouvoir se débrouiller à peu près seul, dès son arrivée.

Un livret d’accueil connu (sans avoir été divulgué) est sans doute le « petit livre rouge » que chaque employé de Facebook reçoit à son arrivée dans la société. Celui-ci contient la philosophie de l’entreprise, excellente idée pour valoriser sa marque employeur.

Sans livret d’accueil :

Certaines sociétés pensent que jeter le nouveau dans le grand bain en le laissant se débrouiller est une bonne idée. Parfois, le nouvel arrivant n’a même pas son matériel pour commencer à travailler sereinement.

Bon, je ne suis pas du tout d’accord avec ça bien entendu.

Rien n’est plus stressant que de passer son premier jour à demander à tous nos nouveaux collègues comment faire ci, comment faire ça…

Les questions que l’on se pose le premier jour sont nombreuses :

A quelle heure je peux manger ? Est-ce que j’ai le droit à une pause l’après-midi ? Et est-ce que je dois demander à mon N+1 pour ma pause ? Comment fonctionne le logiciel ?

Quels sont les usages pour la communication interne ? Mail ? Téléphone ? On peut aller voir directement la personne concernée ? Cela ne se passe pas de la même manière dans toutes les sociétés (travaillant comme secrétaire indépendante dans des sociétés différentes chaque jour, je peux vous dire que chez certaines, je dois envoyer des mails pour tout, dans d’autres je me déplace directement, chacune ses usages !).

Si la personne est timide, les questions se bousculent encore plus.

Le livret d’accueil peut d’ores et déjà répondre à toutes ces questions et même davantage !

Avec livret d’accueil :

Le nouveau collaborateur trouve les réponses à beaucoup de ses questions, notamment sur les « bonnes pratiques » dans l’entreprise.

Cela peut regrouper, les mots de passe et l’adresse mail qui lui sont assignés, les numéros de téléphone utiles, les personnes référentes, la prise en main des logiciels utilisés, etc.

Il peut aussi être le reflet des inspirations de l’entreprise, mettre en avant les valeurs de la société, intégrer des phrases inspirantes et motivantes.

Certains plus poussés contiennent le règlement intérieur de l’entreprise, plan d’évacuation, organigramme, etc.

Bref, le livret d’accueil permet au nouveau collaborateur de se sentir intégré dans la vie de l’entreprise dès son arrivée.

En complément : le livret de procédures

Tout d’abord, comprenons la différence entre processus et procédure :

Souvent utilisés comme synonymes, ces deux termes ne le sont pourtant pas : la procédure décrit la manière d’effectuer un processus.

Un processus est une activité que vous faites, une procédure est la liste de l’ensemble des actions à mener pour accomplir cette activité.

D’où l’intérêt, pour que chaque processus soit réalisé de la même manière et de ne rien omettre, de suivre une procédure.

Par exemple :

Vous devez réaliser un devis pour un client. (c’est le processus)

Pour cela, et pour ne rien oublier, vous devez suivre une procédure :

    1. trouver et enregistrer l’intégralité des données du client,
    2. calculer le bon prix de vente,
    3. vérifier la mise en page du devis,
    4. faire vérifier à son N+1 le devis avant l’envoi client,
    5. envoyer au client,
    6. noter un rappel à 1 semaine pour validation du devis par le client.

Ceci est un exemple de procédure mise en place pour l’envoi d’un devis..

Avec procédures :

Il y a quelques temps, j’ai travaillé pour une société régie par les procédures. Il y avait des procédures pour tout.

J’ai été déstabilisée par autant de gestion des non-imprévus, car l’imprévu n’avait plus sa place dans cette société. Tout était prévu dans les procédures. Même le temps prévu pour mettre à jour les procédures !

Mais au bout de quelques temps, j’ai pu me rendre compte que ces procédures avaient du bon. Plus besoin de déranger telle ou telle personne pour savoir quelque chose liée à l’organisation de la société, « tout est dans la procédure ». Cela m’a permis de gagner en autonomie très rapidement, et ce fut un gain de temps pour tout le monde : le personnel de la société et moi.

POURQUOI CREER UN LIVRET DE PROCEDURES
Livret de procédures avec ou sans

Sans procédure :

A l’opposé de cette société, il m’est arrivé de travailler dans des sociétés où il n’y avait aucune procédure.

Le dernier arrivé se faisait former par l’avant-dernier arrivé, qui lui-même avait été formé par l’avant-avant-dernier arrivé, etc, etc, jusqu’à ce que ce soit le directeur lui-même qui ait formé son premier employé.

Donc autant vous dire qu’on perd des informations à chaque formation…

Chacun omet (ou oublie) les éléments qui, selon lui, n’ont pas (beaucoup) d’importance. C’est comme cela qu’on se retrouve avec des processus moins aboutis.

D’où l’intérêt, pour que chaque processus soit réalisé de la même manière et de ne rien omettre, de suivre une procédure (oui oui je me répète)

Vivant les deux expériences régulièrement, une avec procédures et une sans, je sais que, clairement, je préféré travailler avec procédures. Je sais ce que je dois faire, et j’ai aussi la satisfaction de faire seule, sans avoir à demander toutes les 5 minutes à quelqu’un. Je me sens moins dépendante, je ne perds pas de temps.

C’est pour cela que je vous propose de créer VOTRE livret de procédures, celui de VOTRE entreprise.

Comment : Nous voyons ensemble à quels processus vous souhaitez associer des procédures, je retranscrirai de manière claire les différentes actions nécessaires pour chaque processus.

Ce livret pourra être mis à jour par vos soins si besoin au fil des années (ou par moi avec grand plaisir), il peut se présenter sous différents formats (dématérialisé, papier…).

Vous voulez gagner du temps ? Moi aussi !

PS : c’est un vrai ++ lorsqu’on télétravaille !

COMMENT CRÉER UN LIVRET DE procédures