Tout le monde connait les lois de productivité, aussi appelées lois de gestion du temps. La plus connue étant certainement PARETO ou loi du 80/20.
Mais appliquez-vous ces lois dans votre entreprise ? Dans votre manière de travailler ?
Ou subissez-vous ces lois sans le savoir la plupart du temps ?
Voici 7 exemples de situations possibles dans différents secteurs d’activité. Vous allez pouvoir constater que les lois de productivité sont omniprésentes dans nos vies professionnelles (et personnelles).
Admettons que le cabinet ait 100 clients. Cela veut dire que 20 de leurs clients représentent 80 % du chiffre d’affaires global du cabinet.
Que faire dans ce cas ? “Chouchouter” ces 20 clients, leur apporter un service “premium” tout en assurant bien entendu un service de qualité aux autres clients.
🕰️ Ce cabinet appliquerait donc la Loi de Pareto qui dit que “80 % des effets sont le produit de 20 % des causes”.
Vous avez plusieurs possibilités d’effectuer l’inventaire de votre commerce.
Je peux même vous assurer qu’il y a davantage de risques d’erreurs en faisant l’inventaire de la seconde façon.
🕰️ La personne ayant opté pour la première méthode afin de réaliser son inventaire a appliqué la Loi de Carlson qui dit que « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».
Ça y est, nous sommes le 1er mars, vous avez votre local, les travaux sont en cours, vous avez 6 semaines pour tout préparer avant l’ouverture que vous avez annoncé partout au 15 mai. Selon vos prédictions, (et la loi de Hofstadter), vous devriez avoir besoin uniquement de 5 semaines, mais pour être certain de ne pas faire d’erreur, vous vous donnez 1 semaine de plus de battement.
Vous n’ouvrirez donc qu’au terme de 9 semaines après le début des travaux, même en ayant prévu plus large, il vous aura fallu 3 semaines de plus que ce que vous aviez prévu.
🕰️ Vous avez été victime de la Loi de Hofstadter qui dit que « Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter ».
Aujourd’hui, vous “brainstormez” avec votre équipe pour trouver une super idée de concept pour votre plus gros client, et vous avez tous décidé de vous enfermer dans une salle de réunion, de noter toutes vos idées et de travailler dessus.
Les 2 premières heures sont magiques, les idées fusent, vous vous sentez tous en confiance, votre client va adorer c’est certain.
Les 2 heures suivantes sont plus compliquées, vous ne trouvez plus vos premières idées si géniales et vous ne savez pas trop comment les mettre en pratique.
Vous avez commandé des plateaux-repas pour tout le monde afin de ne pas perdre cette belle énergie collective.
Energie collective qui décline à l’heure de la digestion.
Vers 17h, l’équipe n’a plus trop moral, trouve que leurs idées sont nulles, et commet même des erreurs.
Votre directeur propose une alternative pour le lendemain : vous ferez des sessions de 1h30 entrecoupées de pause de 15 à 20 minutes pendant lesquelles vous ferez une vraie pause (sortir à l’extérieur, marcher, aller prendre un café, échanger avec d’autres personnes qui ne sont pas sur le projet).
Vous prendrez une vraie pause repas de 2 heures le midi afin de vous aérer le cerveau.
Vous prendrez des pauses un peu plus longues l’après-midi.
A la fin de la seconde journée de brainstorming, vous ne vous sentez pas fatigué et au contraire très productif. Vous êtes tous contents des idées que vous avez trouvées et êtes impatients de les présenter à votre client.
🕰️ Votre directeur connaissait (peut-être sans en connaître le nom) la Loi d’Illich qui dit que « après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voire atteindre des valeurs négatives ».
Vous étiez 6 développeurs à travailler sur un projet de logiciel, vous avez malheureusement accumulé 1 mois de retard sur la deadline prévue. Votre patron, pour vous aider, complète votre équipe avec 3 nouveaux développeurs.
Spoiler : vous allez avoir maintenant 3 mois de retard (et ce ne sera pas la faute des nouveaux développeurs).
Vous deviez auparavant communiquer avec 5 autres personnes, ce qui faisait déjà beaucoup d’échanges. Maintenant que vous êtes 9 dans l’équipe, les échanges sont font encore plus nombreux. Vous passez beaucoup de temps à répondre à toutes ces sollicitations.
De plus, les membres les plus anciens de l’équipe doivent former ou au moins, mettre au courant les 3 nouveaux de votre état d’avancement du logiciel. Cela prend du temps, et dans ce cas, ni les anciens, ni les nouveaux ne travaillent sur le développement du logiciel.
La division des tâches peut devenir plus difficile, car on ne peut pas forcément partager certaines tâches entre diverses personnes.
🕰️ Votre patron a été victime (et vous aussi) de la Loi de Brooks qui dit que « ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard ».
Il aurait dû vous demander vos besoins, réévaluer vos délais de manière réaliste, optimiser les processus existants, etc. sans pour autant rajouter des personnes (aussi qualifiées soient-elles) à l’équipe.
Vous savez, que même en prenant votre temps, et en tenant compte de tout ce que vous avez à faire en dehors de ce projet, vous pouvez lui présenter quelque chose sous 8 jours. Vous allez prendre rendez-vous avec lui sous 3 semaines (pour être sûr).
Première semaine : vous ne travaillez quasiment pas sur son projet. Vous savez que vous avez les cotes, des photos des pièces à faire. Vous savez exactement ce que vous avez à faire, mais vous préférez passer du temps à chercher l’inspiration pour lui proposer le meilleur projet possible. Et vous avez quelques pistes pour son projet mais n’avez toujours pas commencé les plans (plans pour lesquels il vous paye, et qu’il attend).
Deuxième semaine : vous avez réalisé les plans, mais vous n’êtes pas certain que ça lui plaise alors vous changez beaucoup de fois d’avis, et reprenez tout depuis le début plusieurs fois.
Troisième semaine, soit 8 jours avant le rendez-vous : vous vous mettez brusquement au travail, et décidez impérativement du projet que vous allez présenter.
Le jour du rendez-vous, les plans sont prêts, ils sont magnifiques, votre client est ravi du résultat et de vous avoir choisi comme architecte d’intérieur.
🕰️ Mais vous avez été victime de la Loi de Parkinson qui dit que « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
Vous n’auriez eu un délai que de 8 jours, vous auriez également rendu un travail impeccable. Pendant les 2 premières semaines, vous n’avez fait que changer d’avis, rajouter, enlever. Vous connaissez votre travail et vous saviez que 8 jours auraient suffi.
Sophie 😊 adore cette période, car elle adore solutionner les déséquilibres des grands livres clients/fournisseurs. Trouver les factures manquantes afin que les règlements s’équilibrent avec les factures d’achat est sa grande passion (ne jugez pas !😂). Bref elle aime être derrière son ordinateur à faire que tout le côté financier soit en ordre.
Jocelyne, quant à elle, est beaucoup plus dans le travail de terrain, elle aime communiquer avec les clients, elle n’aime pas trop les chiffres.
Sophie et Jocelyne se complètent à merveille.
Mais pendant cette période, c’est compliqué pour Jocelyne qui doit devenir le binôme de Sophie sur le côté financier. Elles doivent donc se partager les clients/fournisseurs.
A la fin de la journée, Sophie trouve que le temps est passé très vite, car elle a jonglé d’un fournisseur à l’autre, a retrouvé l’erreur de prélèvement, l’oubli de facturation. Elle trouve son travail gratifiant d’avoir pu solutionner ces petites erreurs.
Jocelyne, quant à elle, est exténuée et a trouvé la journée horriblement longue, car ce n’est pas la facette de son travail qu’elle préfère.
🕰️ C’est la Loi de Fraisse qui dit que « 1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure ».
Pour gérer cette situation, le manager pourrait alterner les tâches plaisantes et moins plaisantes pour chaque employé. Il aurait pu également organiser des rotations de tâches entre les employés pour varier leur travail.
Ou alors, ce que je propose à mes clients, est d’utiliser les collaborateurs là où ils sont le plus efficaces et là où ils s’épanouissent le mieux (sauf s’ils ne s’épanouissent qu’en pause).
Les lois de productivité, ou lois de gestion du temps sont partout dans notre vie professionnelle ou personnelle. Vous devez faire avec. Mais elles ne sont pas une fatalité, tout l’intérêt est d’arriver à les parer, ou de s’en servir intelligemment.
Un souci de gestion du temps avec votre équipe ? Je peux vous accompagner sur ce sujet.
