Apprendre à dire non
Les lois de productivité sont omniprésentes dans nos vies professionnelles
Quelle est votre priorité absolue ?
Avec mon statut d’assistante indépendante, je n’ai que peu de temps chez/pour mes clients, pour faire énormément de tâches.
Je dois donc choisir mes/leurs priorités.
Si cet article peut aider ne serait-ce que l’un d’entre vous, j’en serai ravie.
J’entends de plus en plus d’entrepreneurs se plaindre du manque de temps, alors qu’avec les nouvelles technologies (suivez mon regard 👀 → 🤖) on devrait gagner du temps. Alors où passe ce fameux temps gagné ?
“Tout est urgent.” C’est faux, bien entendu. Quand je reçois un mail avec dans l’objet “URGENT” (généralement en majuscules), je sais que ce n’est pas une vraie urgence. Lorsqu’il y a urgence, on téléphone, ou on se déplace (si on est dans les mêmes locaux).
Ma réflexion préférée est “si votre bureau brûle, vous écrivez un mail aux pompiers 🚒 ?” 🤔
Donc si vous écrivez « urgent », ou « important » (le fameux point d’exclamation rouge sur Outlook que personne ne regarde) à chaque mail, cela donne la sensation de crier au loup.
Pour celui qui les reçoit et qui doit donc répondre à toutes ces urgences, c’est à coup sûr : stress, dispersion, perte d’efficacité.
On doit donc trier ces urgences par priorité, donc autant ne pas les traiter d’urgences.
Remettre vos priorités à plat va changer réellement votre quotidien. Vous allez traiter une chose après l’autre, dans le calme et la sérénité (le rêve quoi !).
Vous devez faire la différence entre important, urgent et confortable.
Cette semaine, chez un de mes clients restaurateur, nous avons reçu un mail demandant un duplicata de ticket d’un repas pris au mois de juillet 2025 (nous sommes en novembre 2025). Nous recevons des demandes de ce type chaque semaine, ce n’est pas un problème, et pour moi pas une urgence non plus, la demande est traitée comme toutes les demandes, c’est à dire dans un délai de 48h. Ce mail m’a choquée car la personne qui le demandait a mentionné “URGENT” en majuscules dans l’objet de son mail, et l’a mentionné à nouveau dans le corps de son mail. C’était urgent car elle en avait besoin pour son bilan.
Où est l’urgence ? Son bilan va s’auto-détruire 💣💥 si elle n’a pas le ticket dans l’heure ? (ticket d’il y a 6 mois je le rappelle)
Elle a donc attendu 2 jours que je finisse de traiter ce qui était plus important à mes yeux, et elle a reçu son duplicata. Elle m’a remerciée, tout est rentré dans l’ordre.
Je le répète : pour moi aucun mail n’est urgent. Je ne reçois pas de notifications de mails sur mon portable, ni sur mon ordinateur et je désactive celles qui arrivent sur les ordinateurs mis à ma disposition chez mes clients.
S’il y a une réelle urgence, c’est à dire, qu’il faut un document ou une information dans l’heure ou moins, il faut téléphoner, ou se déplacer.
Quand je suis chez un client, que sa comptable a besoin, par exemple, d’une facture manquante pour finaliser la déclaration de TVA, elle m’appelle directement, et je peux lui répondre tout de suite : en moins de 5 minutes le problème est réglé. Lorsqu’elle m’envoie un mail, elle sait, vu ma fréquence de travail chez ce client, que la réponse risque d’attendre la semaine suivante.
Elle jauge très bien ce qui est urgent (téléphone), important mais non urgent (mail).
Parfois, on se créé des tâches qui nous paraissent importantes mais qui ne sont que chronophages, et qui ne nous apportent rien à court terme.
Il faut les réaliser, bien entendu, mais pas d’urgence sur celles-ci. Demandez-vous si ce que vous faites maintenant, doit réellement être fait maintenant (sans procrastiner !).
Vous devez définir les 3 niveaux de priorisation.
Premier niveau : Le niveau stratégique (la vision, les objectifs, sur le mois, l’année ou les années)
Le “pourquoi”. Vous devez savoir à quoi doit ressembler le projet global.
Deuxième niveau : Le niveau tactique (la semaine)
Le “comment”. Planifiez et listez des actions concrètes et réalistes sur une semaine.
Troisième niveau : Le niveau opérationnel (la journée)
C’est le “quoi, maintenant”. Faites une liste courte, pour votre journée, de ce qui doit être fait aujourd’hui pour faire avancer votre projet vers son objectif.
Voici ce que prône la méthode GTD que je pratique au quotidien depuis des années. Avoir une visibilité sur ses horizons (à différents niveaux). Pour atteindre ses horizons, il faut les décliner en projets. Et au sein de ces projets, identifier la prochaine action qui va me conduire à la réalisation de celui-ci.
Un peu décriée ces dernières années, car difficile de tout noter dans un tableau. Mais le fond est bon.
Qu’est-ce qui est urgent et important (à faire aujourd’hui sans compromis), non urgent et important (planifiez-le dans la semaine ou dans le mois), urgent et non important (déléguez-le si possible), non urgent et non important (aucune utilité ? → poubelle, sinon il sera encore sur votre tableau dans 3 mois).
Même si vous ne l’utilisez pas sous forme de tableau, essayez par liste ou par code en face de vos tâches UI, NUI, UNI, NUNI (avec un code couleur peut-être 🤔)
Je liste au quotidien tout ce que j’ai à faire (même les plus petites actions).
Je classe ensuite ces actions par “mangeur d’énergie”🪫 c’est à dire, le temps qu’elles vont me prendre et surtout l’énergie qu’elles vont me prendre.
Par exemple, écrire cet article est dans ma liste depuis 1 mois. Je sais que cela me prend du temps, je dois déjà avoir de la “bande passante disponible”, c’est à dire que je ne peux pas écrire sur commande, il faut que j’en ai envie et que j’ai les idées. Je savais aussi que je n’avais pas le temps matériel sur fin octobre – début novembre pour le faire. Je n’ai même pas tenté de le faire. La rédaction de cet article n’a rien d’urgent, mais il est important, donc doit être bien fait. Aujourd’hui je suis dans de bonnes dispositions, un rendez-vous s’est annulé, j’ai du temps devant moi → Go !
Tout simplement, définissez les 3 tâches non négociables qui doivent être faites aujourd’hui. Ne pas les remettre à plus tard.
Je reprends mon cas personnel : j’utilise Notion pour structurer mes listes d’actions, de projets, mes horizons (méthode GTD dont j’ai parlé plus haut), et j’utilise également l’application Todoist sur mon téléphone sur laquelle je note chaque jour les 3 tâches non négociables que je dois faire parmi mes listes.
Je les coche au fur et à mesure, et j’avance.
Quand je suis chez mes clients, je dispose souvent d’un carnet ou d’un bloc-notes. La première chose que je fais est de regarder les demandes que j’ai reçues depuis ma dernière venue, et de lister par ordre de priorité ce que je dois faire le jour-même. Et j’avance.
Voici ce qui vous freine (peut-être inconsciemment) dans votre sens des priorités :
Vous devez apprendre à gérer (donc limiter) les interruptions et les demandes spontanées. Si vous avez besoin d’être en porte fermée pour avancer dans vos projets pendant 1 heure, communiquez cette information à vos collaborateurs et ne tolérez pas d’interruptions (sauf si l’immeuble brûle 🔥🚒).
Apprenez également à dire non. Au début ce sera compliqué, mais vous allez vous y faire et y prendre goût. Je vous oriente vers l’article que j’ai écrit à ce sujet.
La communication avec votre équipe et vos clients doit être claire. Donner un délai de réponse à vos clients par exemple. Comme je vous le disais plus haut, nous avons mis en place une réponse automatique aux mails chez mon restaurateur, dans lequel nous indiquons que nous répondons aux mails sous 48h, et que s’ils ne reçoivent pas de réponse dans ce délai, ils peuvent nous relancer.
Avec votre équipe, c’est pareil. Par exemple, bien leur indiquer que s’il y a une urgence, elle ne doit pas se gérer par mail.
En établissant des priorités dans votre travail (et aussi dans votre vie personnelle, mais c’est une autre histoire) vous allez réellement gagner de la sérénité, la satisfaction que le travail qui doit être accompli est fait.
Allégez vos journées en éliminant/déléguant les tâches inutiles dans l’immédiat, retrouvez du temps.
J’accompagne depuis 10 ans des entrepreneurs dans la gestion de leurs priorités. Pour évaluer ensemble votre organisation de travail, envoyez-moi un mail (lien en bas de page) et rencontrons-nous !
Les lois de productivité sont omniprésentes dans nos vies professionnelles
Je souhaite vous accompagner, par cet article, à surmonter le mois le plus chargé de l’année : le mois de décembre.
