Je souhaite vous accompagner, par cet article, à surmonter le mois le plus chargé de l’année : le mois de décembre.
📺Les médias vous mettent la pression depuis 2 semaines avec le fait que tous les prix vont augmenter au 1er décembre, et que vous devez vite vite acheter vos cadeaux avant cette date.
👵🏻Les grands-parents et/ou le reste de la famille commencent à vous demander ce que souhaitent vos chers enfants.
🎉Vos amis commencent à vouloir préparer le nouvel an.
👨🏻💻Vos clients aimeraient que leurs dossiers soient terminés avant les fêtes.
🤔Vous ne savez pas si vous allez prendre des vacances seulement entre Noël et le Nouvel An, ou si vous allez prolonger un peu.
Bref, vous ne vous sentez absolument pas prêts pour ce mois de décembre.
Plusieurs solutions s’offrent à vous :
🐻vous hibernez et vous reprendrez contact avec tout le monde en janvier
🌪️vous foncez tête baissée et prenez chaque tâche l’une après l’autre, tant pis pour les priorités, tout est urgent
Celle que je préfère :
✅vous vous posez. Vous listez tout ce que vous avez à faire (pro et perso). Vous établissez des listes, et notez les impératifs dans votre agenda.
C’est bien sûr cette dernière solution que je vais développer ci-après.
Posez-vous. Mais vraiment. Seul(e) ou avec votre assistant(e).
Notez sur une feuille, carnet, document Word (ce avec quoi vous êtes le plus à l’aise) tout, absolument tout, ce que vous aurez à faire en décembre.
Par exemple :
Ceci est une liste non exhaustive dans laquelle vous vous retrouverez peut-être.
Il faut vraiment que vous jetiez tout sur cette liste, j’appelle ça le vide-cerveau, on jette tout en vrac.
💡Astuce : faites un tour physiquement dans votre maison et dans vos locaux professionnels, cela va vous aider à augmenter cette liste.
Ensuite, quand on a vraiment fait le tour de tout ce qu’on aura à faire, il faut trier (parce que comme ça, à regarder la liste on a qu’une envie c’est de prendre la solution 1 et d’aller hiberner).
Prenez chaque point, en gardant à l’esprit que si la tâche vous prend moins de 3 minutes, vous devez la faire immédiatement (précepte GTD – méthode Getting Things Done de David Allen)
🎁Commander cadeau maman : soit vous savez ce que souhaite votre maman et là c’est facile, vous le notez à côté, si ça se trouve dans un magasin physique, vous vous programmez une session shopping (de préférence à regrouper avec d’autres achats dans le secteur), soit si c’est sur internet, vous le commandez maintenant. Comme ça c’est fait.
📆 Fixer une date de réunion : vous avez votre agenda sous les yeux, vous envoyez un mail à M. Machin en proposant quelques dates, cela vous prend moins de 3 minutes. C’est fait.
🎉🍴 Réserver le restaurant du 31. Si vous y allez seul(e) avec votre conjoint(e) et que vous avez décidé du restaurant c’est facile, vous appelez ou vous réservez en ligne. Cela prend moins de 3 minutes. C’est fait. Si vous y allez à plusieurs amis, et que vous n’avez pas vraiment décidé du restaurant ou de qui doit réserver, c’est le moment de lancer un groupe Whatsapp pour centraliser les informations et se décider rapidement. (attention trop de groupes Whatsapp tue le groupe). Au moins vous passez à l’action, et créer un groupe ne prend pas plus de 3 minutes.
👨🏻💻 Terminer le planning : là clairement, cela va vous prendre plus de 3 minutes, vous devez donc le planifiez dans votre agenda. Bloquez-vous un temps de travail sur votre agenda pour terminer ce planning.
✅ etc.
Vous aurez compris comment je fonctionne.
Vous devez également vous faire des listes par contexte. Je m’explique.
J’ai une liste “courses”, sur Dijon, j’ai 3 possibilités de lieu pour faire mes courses (en vrai il y en a davantage, mais moi j’aime bien ces 3 endroits), donc je répartis mes courses à faire dans chaque endroit (et une autre liste pour commande internet). Comme ça, lorsque je vais en centre ville, je sors ma liste “courses centre ville” et je n’oublie rien.
Si vous avez des impératifs de date, vous devez les noter dans votre agenda. Ce sont des rendez-vous non négociables. S’ils sont négociables, ils vont dans vos listes et non dans l’agenda.
J’espère que tout ça ne vous parait pas insurmontable, car cette méthode va vous simplifier la vie.
Deuxième point : vous devez préparer votre départ en vacances. Pas votre valise, mais votre départ professionnel. Car vous aurez toujours un client ou un fournisseur qui ne sera pas en vacances et qui tentera de vous joindre.
Tout d’abord, dites-vous bien que vous n’êtes pas indispensable ! Oui, c’est incroyable, mais vous n’êtes pas indispensable et vous avez le droit de prendre des vacances !
Mais afin de vous autoriser ces moments de relâchement et de détente sereinement, vous devez les anticiper.
Si votre départ n’est pas préparé, vous vous exposez au risque que votre équipe ou vos clients vous appellent pendant vos vacances. Ce n’est franchement pas l’idéal pour une déconnexion et pour recharger ses « batteries ».
Par exemple en le précisant en signature de mail, sur les réseaux sociaux et/ou sur votre site internet. Pensez à bien notifier auprès de qui ils pourront se tourner si nécessaire (pas vous).
Les prévenir quelques jours avant votre départ pourra leur permettre de vous contacter AVANT vos vacances si besoin, et ainsi vous laissez profiter de vos congés en toute déconnexion.
Puis le jour J, enregistrer une réponse automatique d’absence pour vos mails et sur le répondeur téléphonique de la société si celle-ci sera fermée.
❓Qu’est-ce que vous devez absolument terminer avant de partir ? (clients à prévenir, commandes à effectuer, etc…)
❓Qu’est ce qui va être commencé mais non terminé avant votre départ ? et donc à qui allez-vous le déléguer ?
❓Qu’est ce qui peut attendre votre retour ?
Effectuez ce tri dès maintenant afin d’établir un calendrier.
Pour résumer, à ce stade :
✅Vous avez établi la liste des projets.
✅Vous avez commencé à prévenir vos clients et vos fournisseurs de votre absence.
Donc, voici ma partie préférée :
Quelques jours avant le départ, commencez à ranger un peu votre bureau (donnez les dossiers à la personne qui les suivra pendant vos congés si la société n’est pas fermée pendant les vacances).
Imaginez votre retour de congés : vous voulez vraiment retrouver votre bureau submergé par les papiers ou, vous voulez un espace clair pour travailler dès votre retour ? (sauf si votre bureau est submergé de cadeaux, là c’est sympathique !)
Regardez également si vous n’avez pas de factures arrivant à échéance lors de vos vacances, sinon anticipez leurs règlements.
Essayez de mettre votre boite mail à zéro. C’est un sacré défi, mais un tel soulagement lorsque c’est fait. (Je peux vous y aider)
Imaginez votre boite mail à votre retour de vacances, il est préférable que ceux d’avant vos vacances ne s’y trouvent pas non ?
🎅🏻Prévoyez une petite attention pour votre équipe avant les vacances, si vous n’êtes pas nombreux, un petit goûter de Noël, et/ou un petit cadeau de Noël à chacun, ça fait toujours plaisir. Sentir un peu de reconnaissance en cette fin d’année leur permettra d’aborder la nouvelle avec motivation !
Je tenais à vous faire un petit cadeau pour bien terminer l’année. Vous pouvez télécharger gratuitement les fonds d’écran que j’ai créés pour décembre 2023. C’est important de se sentir apaisé lorsque vous travaillez sur ordinateur.
J’ai essayé d’en créer pour tous les goûts selon si vous préférez décembre-mois de Noël traditionnel 🎄, décembre-mois de neige⛄, décembre-sous les tropiques 🌴.
Dès janvier, dans la première infolettre que j’enverrai, je vous offrirai vos fonds d’écran pour l’année. Donc n’hésitez pas à vous abonner, le formulaire est en bas de la page.
