J’ai décidé de me faire la porte-parole du travail invisible.
Toutes ces petites tâches effectuées dans une journée qui peuvent plomber votre productivité, et pourtant si importantes.
Les micro-dysfonctionnements, les “on fera plus tard”, les flous organisationnels tolérés, le temps perdu, l’énergie gaspillée, les frictions silencieuses, etc.
Voici donc le premier article d’une longue série dédiée au travail invisible.
Les heures perdues invisibles.
Vous les visualisez ? Non ? Vous vous dites que ce n’est certainement pas des heures, mais tout au plus quelques minutes.
Je vous confirme que sur une année vous perdez des heures à effectuer un travail invisible.
En voici 3 exemples.
Vous avez rendez-vous avec un client. Mais où ? Dans ses locaux ? Dans les vôtres ? Dans un lieu commun ? 🤔
Facile, il suffit de regarder dans l’agenda papier que vous emmenez partout avec vous pour vérifier : mince ce n’est pas noté ❌
Vous allez devoir appeler le client, tant pis si vous passez pour quelqu’un de désorganisé. Bon allons voir dans l’agenda électronique : pas noté non plus ❌
Pourtant vous êtes persuadé de l’avoir noté quelque part, vous fouillez dans votre sacoche : heureusement le post-it est là ✅!
Finalement vous devez vous rendre chez le client à une heure de route de votre bureau. Vite, partez maintenant (et trouvez une excuse pour le retard 😉)
👩🏻💻👉🏻 Ma recommandation : avoir un seul lieu de notes. Comme un seul agenda, qui est visible sur votre ordinateur, sur votre téléphone. Et prendre l’habitude de tout noter. Ne comptez pas sur votre cerveau, il est traitre 😉 (ne comptez pas non plus sur les post-il ils ont la fâcheuse tendance à s’envoler)
Vous devez envoyer un document à un client, mais votre manager tient à valider tous les envois.
Vous lui avez confié lundi, nous sommes jeudi, vous aviez promis au client un retour de votre part d’ici la fin de la semaine. Vous avez relancé votre manager (gentiment, c’est quelqu’un de débordé, il a beaucoup de documents à valider).
Aujourd’hui, vous vous décidez à débarquer dans son bureau pour pouvoir enfin répondre à votre client. Mauvaise nouvelle, il a perdu le document ❌
Bon, vous retournez lui imprimer, et là, il rentre en rendez-vous ❌ Aaaargh 🙃
👩🏻💻👉🏻 Ma recommandation : si vous (ou votre manager) souhaitez rester sur une version papier, soit, mais mettez-la dans une pochette colorée (donc visible) à votre nom.
Instaurez mutuellement un délai de validation, et optez pour la méthode SAC (sauf avis contraire), si dans les 48 heures vous n’avez pas de nouvelles de votre manager c’est que le document est validé. Option pas très heureuse pour une bonne communication interne, mais tout à fait efficace.
La superbe présentation que vous avez préparé il y a 2 semaines pour la réunion de cet après-midi a disparu de votre ordinateur.
Pourtant elle était parfaitement rangée dans le dossier… mince quel dossier déjà ? Peut-être sur le Bureau ? Non. Peut-être dans Téléchargements ? Non. Peut-être dans Documents ? Non.
Bon, il faut la refaire et vite.
👩🏻💻👉🏻 Ma recommandation : Ne rien enregistrer sur le bureau (ma hantise !), et très peu dans Téléchargements (qui porte bien son nom, donc personnellement je ne mets que les documents que je suis obligée de télécharger mais que je n’ai aucunement besoin de garder). D’ailleurs ce dossier est vidé tous les mois sur mon ordinateur.
Créer des dossiers Clients, Fournisseurs, Interne, puis à l’intérieur de chaque dossier, créer des sous-dossiers afférents (noms des clients, noms des fournisseurs, et pour l’interne, créer des dossiers dont vous pouvez avoir besoin, comme Banque, Juridique, etc.).
Surtout ne pas procrastiner l’endroit où vous enregistrez vos documents. Une facture fournisseur sera enregistrée dans le dossier du nom du fournisseur dans le dossier général Fournisseurs. Idem pour les autres documents.
En ce qui concerne la fameuse réunion ci-dessus : pourquoi ne pas créer un dossier Réunions (si elles sont habituelles) aves des sous-dossiers par date qui contiendraient les présentations, les comptes-rendus de chaque réunion.
Rien qu’avec ces 3 exemples, vous pouvez vous rendre compte des heures perdues.
Le travail invisible a un coût réel, même lorsqu’il n’apparaît nulle part. Il consomme du temps, de l’énergie et crée de la friction là où l’on cherche de la fluidité.
Le rendre visible, c’est se donner les moyens de décider sur la base de la réalité du terrain, et non de suppositions.
C’est souvent un point de départ simple pour améliorer l’efficacité collective sans alourdir l’organisation.
Je m’intéresse au travail invisible et propose des solutions pour le rendre efficace.
Les lois de productivité sont omniprésentes dans nos vies professionnelles
Les lois de productivité sont omniprésentes dans nos vies professionnelles
Pour savoir si vous utilisez bien votre précieux temps, vous devez savoir à quoi vous le passez.
