Time tracking : quoi traquer ?

Oui, le Time Tracking vous aidera à passer la meilleure année possible. J’en profite pour vous présenter mes meilleurs vœux pour cette nouvelle année, et vous souhaiter santé, réussite, bonheur et sérénité dans votre quotidien.

Pour bien débuter l’année, je vais vous confier ma “grande” résolution pour 2025.

Je vais aborder dans cet article une astuce importante pour une organisation efficace.

Ne faites pas l'impasse sur le Time Tracking

Pour savoir si vous utilisez bien votre précieux temps, vous devez savoir à quoi vous le passez.

C’est ma grosse résolution de cette année : traquer mon temps, et notamment certaines habitudes que je sais pouvoir et devoir améliorer.

J’utilise cette méthode avec mes clients.

J’utilise un tracker de temps (Clockify) avec tous mes clients pour lesquels je ne suis pas en présentiel, afin de leur montrer, s’ils me le demandent, le détail exact de mon temps passé.

Je me suis dit que ce serait une bonne idée de le faire également pour moi.

Cette année, je vais donc noter scrupuleusement :

💧le nombre de verres d’eau bus (pas assez),

🍵le nombre de tasses de café bues (beaucoup trop),

📚le nombre de livres lus (ça ne changera rien à mon rythme de lecture quotidien, mais c’est juste de la curiosité),

🕰️le temps que je passe à travailler sur des tâches non facturables (ma compta, ma communication, la prospection, etc.),

🍽️ ainsi que mon alimentation (ma consommation de légumes et de fruits doit devenir supérieure à ma consommation de chocolats😉).

Pour tous mes trackers d’habitudes, j’utilise donc Clockify, l’application « Habit Tracker », et Notion.

Pourquoi faire du Time Tracking ?

Avez-vous l’impression que votre journée vous est littéralement “passée” dessus ?

Avez-vous l’impression qu’à la fin de votre journée, vous avez couru partout mais rien accompli ?

C’est là que le time tracking intervient et vous donne des pistes d’exploration pour savoir comment vous dépensez votre temps. Exactement selon le même principe que la gestion de votre budget afin de savoir comment vous dépensez votre argent.

Si vous passez 80% de votre temps à gérer des futilités qui ne vous rapportent rien (mentalement, physiquement ou financièrement), il sera peut-être de bon escient de laisser ces tâches à des personnes plus aptes que vous à les faire.

A l’opposé, si vous n’arrivez pas à disposer d’assez de temps pour travailler sur des gros projets ou sur des points importants de votre société (et que vous devez y passer vos soirées, nuits et week-ends), vous vous rendrez compte que votre temps n’est pas utilisé comme il le devrait et vous remettrez “les pendules à l’heure” (restons dans les métaphores du temps😉).

Comment faire du Time Tracking ?

Je prends mon exemple.

Publier sur LinkedIn me prend beaucoup de temps (j’imagine car je ne chronométrais pas jusqu’à maintenant). Trouver les idées, rédiger les textes et créer des visuels/carrousels me procure beaucoup de plaisir mais me prend beaucoup de temps.

C’est en traquant mon temps que je m’en suis rendu compte. Ce n’est pas mon métier d’écrire sur les réseaux, je ne suis pas créatrice de contenus, c’est un plaisir qui me ramène de la visibilité, et parfois des clients (mais je ne publie pas en ce sens, ce qui est sûrement un tort🤔).

Cette année, je souhaite mettre en place des mini-programmes à petits prix pour apporter des solutions administratives concrètes. J’ai la liste des programmes que je veux vendre, j’ai le plan dans chaque programme, il ne me reste plus qu’à rédiger.

Mais je passe mon temps à rédiger pour LinkedIn. Et je n’ai plus de temps pour rédiger mes programmes.

Vous comprenez le problème ?

Mon temps doit être investi là où il va me rapporter (soit de la satisfaction, soit de l’argent). On ne peut pas faire des actions uniquement avec le but de gagner de l’argent.

C’est pareil pour vous. En traquant votre temps, vous saurez là où passe votre temps.

J’ai discuté avec un chef d’entreprise récemment qui m’a enfin contacté afin que je le mette en relation avec une assistante indépendante, car il réalisait tous ces virements fournisseurs la nuit. Il n’avait pas le temps en journée. Son épouse étant de moins en moins d’accord pour ce rituel nocturne, sachant que sa société fonctionne très bien, il a pris conscience qu’il devait déléguer certaines tâches sans valeur ajoutée pour lui.

Dorénavant, ses fournisseurs sont tout aussi bien réglés que lorsqu’il s’en occupait et lui n’occupe plus ses soirées à ça (et sa femme est contente!).

Vous pouvez aussi le tester avec vos collaborateurs.

Vous remarquez qu’une tâche récurrente dans la liste de votre collaborateur n’est jamais faite. Elle est toujours remise à la semaine suivante sans succès. Il est temps pour votre collaborateur de traquer son temps de travail.

Vous pourrez alors vous rendre compte :

que sa fiche de poste contient beaucoup trop de choses,
ou alors qu’il peine sur une tâche et donc met beaucoup plus de temps que son collègue à la réaliser (peut-être faut-il envisager de réattribuer les tâches?)
ou qu’il ne fait effectivement pas grand-chose, et qu’il est ce qu’on peut appeler “une erreur de recrutement” (oui ça peut arriver).

Que traquer ?

Personnellement il y a beaucoup de choses que je pourrais traquer au quotidien, en plus des 5 habitudes que j’ai déjà précisées plus haut.

Ma montre se charge déjà de comptabiliser mes pas, et les étages montés.

On pourrait traquer davantage de choses comme le temps passé sur les réseaux sociaux, ou inversement le temps de déconnexion numérique par jour.

On pourrait également traquer le temps passé à la prospection et au réseautage professionnel : noter les connexions ou les contacts professionnels établis ou entretenus chaque semaine.

🎁Vous trouverez ci-dessous une liste de 30 trackers que vous pouvez mettre en place, à télécharger :

⚠️Attention, ne traquez pas trop de tâches, sinon vous perdrez trop de temps à les noter.

Testez le time tracking et dites-moi ce que vous en pensez. Vous pouvez m’envoyer un mail ou communiquer avec moi sur mes réseaux sociaux, je vous répondrai.

Et si vous souhaitez que j’accompagne votre entreprise en ce sens, je suis bien entendu à votre disposition.