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LES PRIORITÉS
Sophie Bosson
comment gérer vos priorités

Avoir le sens des priorités.

Oui facile ??

Enfin non, pas facile ?

❓Quelles priorités ?

❓Personnelles ? Professionnelles ?

 

Comme vous le savez, je suis Secrétaire Indépendante, je réalise certaines tâches administratives chez mes clients de manière ponctuelle ou récurrente.

Et parfois je doute de leurs priorités.

Je vais vous donner un exemple : un de mes anciens clients me payait à classer la boite de réception de ses mails dans les différents (et très nombreux) dossiers qu’il avait créés dans son interface. J’intervenais une fois par semaine, et j’avais donc à déplacer les mails dans les dossiers correspondants.

Même si je ne vais pas me plaindre d’être payée pour des tâches subalternes, je voyais par ailleurs de vraies tâches administratives s’entasser (notamment préparer les factures à donner au cabinet comptable pour la déclaration de TVA, répondre aux courriers de l’URSSAF ou des impôts) mais qui ne lui paraissaient pas être des priorités… en revanche TRIER LES MAILS ! IMPORTANT !

Ceci est un exemple pour vous expliquer que chacun voit ses priorités où il le souhaite.

 

?Faisons un petit jeu :

MISE EN SCÈNE 1 :

Un commercial arrive pour vous présenter un nouveau produit (il est sympathique, le produit aussi),

Au même moment, le téléphone sonne : votre collaborateur vous indique que c’est un client mécontent au téléphone.

Vous faites quoi ?

A/ Vous prenez le téléphone ? et faites patienter le commercial (même si ça peut durer longtemps)

B/ Ou vous faites dire au client que vous le rappellerez (aujourd’hui ou demain ou dans la semaine ou la semaine prochaine…) et vous allez boire un café ☕ avec le commercial.

 

MISE EN SCÈNE 2 :

Vous devez rendre un projet (écrit : texte + photos, de type présentation) à un futur client d’ici la fin de la semaine (vendredi dernier délai)

Mais vous faites le suivi de plusieurs dossiers en même temps.

Vous faites quoi ?

A/ Vous déléguez le suivi de vos dossiers pour préparer sur plusieurs jours une présentation au top

B/ vous réalisez le projet rapidement vendredi après-midi, sans vous relire, sans trop de recherches, avec ce que vous savez faire de mieux

 

MISE EN SCÈNE 3 :

Votre entreprise a réalisé une très belle année et le résultat est là ! ?

Vous avez 3 salariés. ????‍??

Vous faites quoi ?

A/ vous leur offrez une prime, ou une gratification (voyage d’entreprise✈, augmentation, etc.) non négligeable

B/ vous vous achetez une nouvelle voiture?

 

MISE EN SCÈNE 4 :

Un client arrive à 17h un vendredi,

Votre fille a son spectacle de danse à 17h30.

Vous faites quoi ?

A/ Vous vous excusez auprès du client, déléguez la conversation à un de vos collaborateurs, et partez assister au spectacle de votre fille??

B/ Vous restez avec le client, vous irez à son prochain spectacle…

 

MISE EN SCÈNE 5 :

Vous devez recruter un nouveau collaborateur pour votre entreprise.

Vous faites quoi ?

A/ vous préférez la personne jeune dynamique sans expérience que vous allez pouvoir modeler à votre image

B/ vous préférez la personne qui a déjà de l’expérience au même poste, et qui a une manière de faire.

***

Je vous entends déjà : « Évidemment la réponse A » ou « arf pourquoi pas la réponse B »

Oui effectivement, la réponse dépendra de vos priorités, voire de vos priorités à un moment T.

Comme vous pouvez l’imaginer mes réponses fétiches sont en A ? (sauf pour la dernière question, pour laquelle je n’ai pas de réponse fixe).

***

Si l’on reprend les mises en scènes,

MISE EN SCÈNE 1 :

Un commercial arrive pour vous présenter un nouveau produit (il est sympathique, le produit aussi),

Au même moment, le téléphone sonne : votre collaborateur vous indique que c’est un client mécontent au téléphone.

Quel est le contexte ?

⇒ Peut-être que le commercial est venu sans prendre rendez-vous, et que vous étiez déjà très occupé sur autre chose.

⇒ Peut-être que ce client mécontent appelle toutes les 30 minutes pour pas grand-chose… ou peut-être s’est-il passé quelque chose d’important avec le produit que vous lui avez vendu.

MISE EN SCÈNE 2 :

Vous devez rendre un projet (écrit : texte + photos, de type présentation) à un futur client d’ici la fin de la semaine (vendredi dernier délai)

Mais vous faites le suivi de plusieurs dossiers en même temps.

Quel est le contexte ?

⇒ Peut-être que vous savez déjà que ce projet n’est pas rentable et ne souhaitez pas le réaliser.

⇒ Peut-être avez-vous préparé 2 autres projets cette semaine de manière impeccable, et vous avez dû délaisser celui-ci.

MISE EN SCÈNE 3 :

Votre entreprise a réalisé une très belle année et le résultat est là !

Vous avez 3 salariés.

Quel est le contexte ?

⇒ Peut-être que vos salariés n’ont rien à voir dans le résultat de votre société ? (nouvellement embauchés ? ce ne sont peut-être pas de bons éléments pour vous et n’ont fait que de vous apporter des ennuis ??)

⇒ Peut-être n’aviez-vous plus de voiture et cette somme arrive miraculeusement ?

MISE EN SCÈNE 4 :

Un client arrive à 17h un vendredi,

Votre fille a son spectacle de danse à 17h30.

Quel est le contexte ?

⇒ Peut-être que c’est un client avec un budget à 6 chiffres qui peut sauver votre entreprise en phase délicate ?

⇒ Peut-être que vous avez déjà vu le spectacle de votre fille la veille, et qu’elle performait 2 jours de suite ? (en tant que maman, c’est la seule excuse valable que j’ai trouvée)

MISE EN SCÈNE 5 :

Vous devez recruter un nouveau collaborateur pour votre entreprise.

⇒ Il n’y a pas de priorité absolue dans ce cas, tout dépend de ce que vous recherchez, de l’équipe existante ou non, et du contexte.

 

Il n’y a pas de priorité absolue dans tous les cas, tout dépend du contexte.

Toutefois, si je peux me permettre, et toujours du point de vue administratif, certaines tâches sont vraiment prioritaires :

  • Celles qui sont tenues à un calendrier spécifique?: la TVA par exemple est à déclarer entre le 16 et le 20 de chaque mois, il est bien entendu indispensable que le cabinet comptable faisant cette déclaration ait les éléments nécessaires afin de pouvoir l’effectuer correctement.
  • Si vous devez faire votre inventaire à la date de fin d’exercice social, il faut l’anticiper ou tout du moins, le faire ce jour précis, sinon il sera faux.
  • Les tâches liées à la satisfaction client (je vous rappelle que le client fait vivre votre entreprise, même s’il n’est pas roi?? – mais c’est un autre débat que j’aborderai dans un autre article)
  • Certaines obligations administratives liées aux impôts ou à l’Urssaf, à ce genre d’organisme qui n’acceptera vos excuses de « j’avais autre chose à faire », cela leur sera bien égal.
  • Etc…

En conclusion :

Pour connaitre la priorité à accorder aux tâches, comparez leurs conséquences futures respectives.

Sinon, listez-les puis classez-les par ordre d’importance, déléguez les tâches du bas de la liste et effectuez les autres dans l’ordre que vous avez défini.

Bien sûr vous pouvez vous aider de la matrice d’Eisenhower pour classer vos tâches.

MATRICE D EISENHOWER

Mais avant, vous devez connaitre vos valeurs et les principes que vous respectez, grâce à cela, vous analyserez plus facilement vos priorités.

Analysez vos priorités :

  • La satisfaction client
  • Le bien être au travail (pour vous et vos salariés), la bienveillance du management
  • Votre rémunération
  • La rentabilité de votre entreprise
  • L’équilibre vie professionnelle vie personnelle
  • Accroitre la productivité dans votre entreprise
  • Augmenter votre clientèle
  • Trouver des fonds ou conserver sa trésorerie et son BFR
  • L’innovation
  • Le marketing, la communication
  • Autres

Vous avez fait le tri ? Lequel avez-vous placé en haut de votre liste ?

Vous avez donc trouvé votre priorité.

 

Pour tout ce qui est tâches administratives, laissez-moi gérer ces priorités. ??‍??